Posted by Każda firma, nawet licząca kilkanaście osób, powinna posiadać strukturę organizacyjną, w której pracownicy mogliby znaleźć swoje stanowisko i sprawdzić kto, za co i przed kim odpowiada. Struktura organizacyjna składa się ze schematu organizacyjnego i opisów stanowisk pracy. Pokrótce przedstawię wam te dwa zagadnienia, które trzeba przemyśleć przed założeniem firmy.
Po pierwsze – opis stanowiska pracy
Każdy z przewidywanych wspólników lub pracowników powinien mieć jasno określone cztery cechy:
- zadania, czyli czynności do wykonania z jasno wyznaczonym efektem końcowym i czasem wykonania; możesz zaplanować zadanie dla osoby zajmującej się marketingiem np. w ciągu miesiąca ma ona dotrzeć do 10 kluczowych klientów i przekonać ich o wyjątkowości oferty,
- obowiązki, które określają sposób wykonania zadań zlecanych w przyszłości; pracownicy fizyczni powinni wykonywać każde prace budowlane z najwyższą starannością i na czas,
- uprawnienia, czyli inaczej decyzje, które pracownicy mogą podjąć w sprzyjających okolicznościach; osoba z marketingu może bez wyraźnego polecenia szefa szukać nowych klientów firmy,
- odpowiedzialność, czyli sankcje za niewykonanie powierzonych zadań.
Powyższe cechy danego stanowiska nie muszą być na papierze, ale działa tu zasada, że im większa firma, tym dokumentacja powinna być pełniejsza.
Po drugie – struktura organizacyjna
Kilkuosobowa firma może być zorganizowana na kilka sposobów. W zarządzaniu najbardziej popularnymi konstrukcjami są struktury funkcjonalne i zadaniowe. Pierwsze z nich grupują pracowników zgodnie z ich obowiązkami, czyli mogą powstać działy marketingu, księgowości, produkcji – w przypadku firmy budowlanej będzie to dział skupiający pracowników fizycznych. Wyszukane nazwy zapożyczone z dużych przedsiębiorstw nie są tu istotne. Chodzi raczej o przyporządkowanie funkcji danym osobom zatrudnionym w firmie.
Struktura zadaniowa sprawdzi się lepiej w agencji reklamowej lub firmie tworzącej strony internetowe. Polega ona na tym, że na określony czas tworzony jest zespół składający się z osób różnych zawodów oraz ich przełożonego. Zespół ten wykonuje zlecenie dla konkretnego klienta. Osoby, które do niego należą, nie muszą być zatrudnione w firmie na stałe, a tylko na umowę o dzieło lub umowę zlecenie.
W kilkuosobowej firmie ważny jest przepływ informacji. Nie chodzi o to, by każdy wiedział wszystko, ale żeby pracownicy nie działali na oślep, dzwonili po kilka razy do tego samego klienta, znali stan robót i zakres swoich zadań. Zapewnienie dobrego przepływu informacji leży w interesie właściciela firmy. Jeśli firma będzie liczyć do kilkunastu osób, on sam powinien ustalić termin co tygodniowych spotkań z zespołem, na których będzie można omawiać dotychczasowy postęp prac oraz przydzielić zadania na najbliższy okres. Z czasem firma może się rozrosnąć i wówczas każdy zespół lub grupa osób wykonująca podobne funkcje powinna mieć swojego szefa.