Posted by Autor: Florian Wierzchowski
Jak widzicie, nie stawiam w ogóle pytania – czy należy planować w biznesie, bo oczywiście, że należy i to jak najlepiej. Tu chcę podać Wam powody, dlaczego warto. Choć można działać i osiągać cele bez planowania, to krótki to będzie biznes albo pełen niespodzianek i kryzysów.
Jak w życiu każdej osoby, nawet tej niezajmującej się biznesem, planowanie jest na porządku dziennym. Planowanie to domena nie tylko biznesu, ale życia codziennego również, niemal w każdym jego aspekcie. Wszyscy coś planujemy. To prawie jak stwierdzenie molierowskiego pana Jourdain, który czterdzieści lat mówił prozą nic o tym nie wiedząc. Tylko niektórzy robią to lepiej, bardziej świadomie, inni nieco gorzej (to samo z mówieniem prozą, sic!). I niezależnie czy są to cele codzienne, jak dotarcie środkami transportu publicznego do innej miejscowości, czy cele wybitne, jak na przykład dotarcie na Marsa. To cele, a do nich prowadzą działania – najlepiej, gdy są zaplanowane.
Ktoś, kto postanowił dolecieć na Księżyc, nie tylko nie mógł nic nie planować, ale musiał zaplanować naprawdę dużo. Nawet jeżeli plan okazywał się niedoskonały i czasem musiał później improwizować lub zmieniać plany, to jednak potrzebował zaplanować, co po drodze do celu będzie musiało się podziać. Tak samo osoba, która ma cel prostszy – wybudować dom. Jeśli chce go wybudować, to musi działać zgodnie z planem. Wyobraźmy sobie teraz, że osoba taka jest bez planu i buduje dom na przysłowiowy żywioł (bo co, ja ze szwagrem nie dam rady?). Budują dom bez jakiegokolwiek planu i zaczynają od dachu, następnie kupują okna, później wylewają ławę fundamentową, a może nawet pokuszą się o zrobienie sufitów? Taka budowa domu bez planu byłaby karkołomna i pełna kłopotów. Inwestor nie byłby zadowolony.
A oto zalety planowania w kilku punktach:
- planowanie sprzyja porządkowaniu spraw,
- plany można modyfikować w trakcie (tak, tak!), a czasem nawet trzeba,
- planowanie pomaga skoncentrować się na wytyczonej ścieżce,
- planowanie pomaga upewnić się, że wszystkie czynności zostały uwzględnione,
- planowanie przeciwdziała myśleniu życzeniowemu, urealnia wszystkie zamysły i sprowadza nas na ziemię,
- planowanie motywuje do osiągania celów, gdyż jest rodzajem zobowiązania do podjęcia określonych działań, a nie tylko dokumentem,
- a co nie mniej ważne – planowanie wymusza orientację na przyszłość, bo w biznesie ważna jest przyszłość (tylko prokuratorów, księgowych i historyków interesuje przeszłość, nawet oni jednak potrzebują planować swoją pracę).
Najgorsze, co się może w biznesie przydarzyć, to niedocenianie planowania jako etapu, który zapewnia sukces lub porażkę każdego projektu. Uznaje się, że w projektach prawdziwa jest zawsze zasada tak zwanych dwóch trójkątów, którą uwielbiam przedstawiać innym, bo jest tak bardzo prawdziwa i którą krótko przedstawiam Wam na poniższym rysunku.
Rysunek 1. Zasada dwóch trójkątów
Źródło: M. Kasperek: Zarządzanie projektem, Kolegium Zarządzania Akademii Ekonomicznej, Katowice 2004, s. 94
Genialne, prawda? Kolorystykę dołożyłem sam, symbolicznie – zielone – jedź, czerwone – stop! Zasada dwóch odwróconych trójkątów działa! Za każdym razem! Ile razy, niestety, widziałem realizację celów dokonywaną zgodnie z trójkątem czerwonym, tyle razy widziałem tego bardzo przykre konsekwencje – często w ogóle nierealizowanie wytyczonych celów. W najlepszym razie było możliwe osiąganie ich z opóźnieniem, w stresie i nerwach, do tego przekraczając budżet.
Ignorowanie planowania to znakomity przepis na porażkę.