Posted by Z poprzedniego wpisu na blogu już wiesz, czym różnią się cele od zadań. Cel to stan w przyszłości – jakby fotografia albo kadr filmu, a zadanie to czynność, aktywność, akcja w kierunku osiągnięcia celu. Dziś napiszę, jak wygenerować listę zadań, które powinieneś wykonać jeszcze przed założeniem firmy. Nie napiszę konkretnych zadań, bo to zależy od tego, jaki masz pomysł na biznes, który chcesz otworzyć. Opiszę metodę, jak te zadania wymyśleć i zbudować z nich harmonogram.
Po pierwsze – parametry zadania.
Każde zadanie, jakie planujesz wykonać, ma 3 podstawowe parametry:
- co ma być zrobione (wyrażone czasownikiem i potem rzeczownikiem albo innymi częściami mowy, np. napisać… biznesplan),
- kto to ma zrobić, np. Tomek albo firma XYZ,
- jak to długo ma trwać, np. 3 miesiące.
Zauważ, że nie ma tu pytania: kiedy to zrobić. Ludzie często myślą, że od razu przy określaniu zadania muszą podać, kiedy je wykonać. Jeszcze gorzej, gdy mówią „jak najszybciej”. Niewiele jest zadań do wykonania „jak najszybciej” i tylko w niewielu sytuacjach wiemy dokładnie, kiedy je wykonać. Dlatego na to pytanie odpowiemy sobie później.
Zatem szukamy kompletu odpowiedzi na pytania: co, kto, kiedy?
Po drugie – lista zadań.
Jeśli już wiemy, co to jest zadanie, trzeba zrobić listę zadań. Uwaga! Robimy ją zupełnie losowo, bez kolejności wykonania i bez chronologii. Wiem, że jest to nieintuicyjne podejście, bo zwykle sięgamy po długopis i odliczamy: najpierw trzeba zrobić, potem tamto. Prawie każde przedsięwzięcie biznesowe jest jednak za trudne, aby tak postępować. Najpierw trzeba zrobić listę bez chronologii.
O zadania do wykonania przed otworzeniem firmy pytamy kogo tylko się da. To wydaje się dziwne? Czy nie powinniśmy zapytać tylko osoby doświadczone w prowadzeniu biznesu? Nie, każdego, kogo mamy pod ręką – zarówno osoby prowadzące biznes, jak i zupełnych laików. Laicy zwykle wiedzą więcej i nie ograniczają się swoimi doświadczeniami.
Po trzecie – kolejność zadań.
Teraz dopiero możemy zrobić listę czynności według pewnej chronologii. Musimy jednak wykonać pewną sztuczkę myślową – wyobraź sobie, że wszystko musisz zrobić sam. Nie da się? Wiem, zwykle się nie da, ponieważ nie znasz się na wszystkim. Do zorganizowania wszystkich spraw do otwarcia firmy potrzebujesz prawnika, księgową, technika, informatyka, budowlańca… Ale gdybyś jednak musiał sam wszystko wykonać, jaką kolejność byś przyjął? Ponumeruj zadania od 1 do n, tak aby ich kolejność była logicznie lub chronologicznie uzasadniona.
Po czwarte – plan.
Dopiero teraz może ułożyć harmonogram zadań, czyli starać się ustawić na osi czasu pewne zadania równolegle, aby np. remont garażu potrzebnego na twój warsztat był przeprowadzany przez budowlańca równolegle do prac nad twoją stroną internetową przez informatyka. A pod koniec remontu ty sam kupisz niezbędne urządzenia do warsztatu, gdy w tym czasie twój prawnik przygotuje wzory umów z twoimi przyszłymi pracownikami.
Więcej o planach napiszę w kolejnych postach. Mimo, że planowanie i sporządzanie harmonogramów wydaje się łatwy i prawie każdy robił kiedyś jakiś prosty plan, to ma on wiele niuansów, w których kryje się sukces albo porażka w realizacji takiego planu.