Posted by Autor: Florian Wierzchowski
Zapewne już wiesz, że jedną z ważniejszych rzeczy w firmie jest dobra komunikacja. Dzięki dobrej komunikacji ty i twoi pracownicy wiedzą co się dzieje, jakie problemy występują w firmie, także na innych odcinkach i jak to wpływa na firmę i jej funkcjonowanie.
Jednym ze sposobów usprawnienia bieżącej komunikacji w firmie jest przeprowadzanie regularnych zebrań najwyższego kierownictwa – zarządu, dyrektorów, kluczowych kierowników, samodzielnych ekspertów – zwanych operatywkami. Zebrania te powinno przeprowadzać się co najmniej raz w tygodniu – najlepiej na początku tygodnia – wydaje się, że najlepszym dniem jest wtorek rano. W poniedziałek po weekendzie nie ma jeszcze odpowiedniej ku temu koncentracji, środa to połowa tygodnia, a im bliżej weekendu, tym celowość zebrania się traci. A piątki to naprawdę całkiem złego początki – ludzie od rana myślą już o weekendzie, zamknięciu bieżących spraw i traci się koncentracja na problemach firmy. Celem operatywki jest ustna wymiana informacji w gronie najważniejszego kierownictwa.
Przebieg operatywki wygląda następująco – każdy z uczestników po kolei krótko informuje o ostatnich zdarzeniach, bieżących problemach, jak i o nadchodzących wydarzeniach lub problemach. Każdy z uczestników może na forum operatywki zadać pytania dodatkowe osobom wypowiadającym się lub zasygnalizować pewne inne problemy. Czas operatywki nie powinien przekroczyć jednej godziny, więc moderacja jest konieczna, aby spotkanie nie przerodziło się w forum dyskusyjne. Jedna osoba moderuje spotkanie – zwykle jest to prezes zarządu albo osoba go zastępująca. Zadaniem osoby moderującej jest pilnowanie czasu i nadzorowanie sprawności przebiegu spotkania. O bieżących sprawach mówi się możliwie krótko i treściwie, bez wdawania się w szczegóły. Ewentualne dyskusje, które mogły się zrodzić w trakcie spotkania, powinny mieć miejsce już po spotkaniu pomiędzy bezpośrednio zainteresowanymi. Przeprowadzanie operatywek jest swego rodzaju panaceum dla struktur zorganizowanych funkcjonalnie, gdzie działanie w tak zwanych silosach funkcjonalnych nie sprzyja wymianie informacji i rozumieniu kontekstu bieżących działań, a czasami nawet wręcz kwestionowaniu działań innych komórek organizacyjnych, właśnie z uwagi na brak zrozumienia kontekstu.
Spotkanie ma służyć szybkiej wymianie bieżących informacji przy jednoczesnym zapewnieniu uczestnikom możliwości zadania pytań, reakcji, a czasami nawet szybkim rozwiązaniu pewnych problemów. Dlatego też cechą operatywki jest bezpośrednie spotkanie uczestników w jednym miejscu i czasie i dlatego też nie można jej przeprowadzić w postaci wymiany maili z informacjami. Oczywiście współcześnie można operatywkę przeprowadzić zdalnie z pomocą Teams, Zoom czy innych środków komunikacji bezpośredniej.
Zdecydowanie polecam każdej organizacji, niezależnie czy dużej, czy małej, regularne odbywanie operatywek. Pozwolą one organizacji sprawniej funkcjonować dzięki lepszej komunikacji wewnętrznej, dzięki wzajemnemu zrozumieniu problemów i kontekstu działań. Dodatkową zaletą jest zwiększenie stopnia zespołowości i wspierania się przez uczestników organizacji dzięki tworzeniu atmosfery wzajemnego zrozumienia problemów i zrozumienia bieżącego kontekstu przez wszystkich kluczowych osób kierujących całością i częściami firmy.