Posted by Autor: Florian Wierzchowski
Jeżeli jesteś menedżerem, właścicielem firmy i zatrudniasz pracowników, to oczywiście ten temat jest również jak najbardziej adekwatny. Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, nie zatrudniasz pracowników i stąd uważasz, że temat delegowania nie jest dla ciebie, to pragnę wyprowadzić cię z tego błędu.
No, ale o co w ogóle chodzi z tym delegowaniem? Delegowanie to nic innego, jak umiejętne rozdzielanie innym osobom niezbędnej do wykonania w firmie pracy. A po co to robić, skoro wszystko umiesz doskonale robić sam/sama? Po to, że czynności składające się na zadania menedżera mają swoją wagę i wartość w czasie.
Wyznacznikami wagi i wartości tych czynności są doniosłość, niezbędne kompetencje i kwalifikacje oraz odpowiedzialność za firmę. Każdy powinien wykonywać pracę adekwatną do posiadanych kwalifikacji i zakresu odpowiedzialności, w przeciwnym czasie firma, delikatnie rzecz ujmując, nie będzie funkcjonowała poprawnie.
Podając przerysowany przykład – prezes w firmie nie powinien zajmować się odśnieżaniem miejsc parkingowych dla gości ani wybieraniem farby w markecie do pomalowania ściany w biurze, robieniem herbaty, kawy dla klientów, wynoszeniem śmieci pomimo, że to umie. Po pierwsze są to czynności niewymagające jego kompetencji i sprawy te mógłby wykonać pracownik niemal bez jakichkolwiek kwalifikacji menedżerskich, a nawet praktykant. Po drugie koszt alternatywny wykonania tej czynności przez prezesa, to niewykonanie w tym czasie innych bardzo ważnych czynności, które tylko prezes może i powinien wykonać. Wyobraźmy sobie, że prezes z powyższego przykładu odśnieża miejsca parkingowe, choć powinien w tym czasie zapoznać się z danymi dotyczącymi klienta, który właśnie ma przyjechać. W trakcie spotkania prezes jest nieprzygotowany (bo tracił czas na odśnieżanie), klient się zorientował, poczuł się potraktowany niepoważnie, obrażony i w konsekwencji firma prezesa straciła szansę na kontrakt, który mogłaby wykonać. W drugą stronę, już przewrotnie – woobraźmy sobie, że portier zajmuje się obmyślaniem strategii marketingowej nowego produktu (sic!). I już jest ciekawie.
Odpowiadając na pierwszą część tytułowego pytania, to zbyt wysoka wartość kosztu alternatywnego sprawia, że należy zadania koniecznie delegować. Po trzecie, jeśli w firmie są pracownicy kompetentni do wykonywania czynności i im się odbiera możliwość ich wykonywania, to czują się niepotrzebni, niedocenieni, może pojawić się poczucie braku zaufania, braku możliwości rozwoju. Po czwarte, osoba niedelegująca zadań staje się przeciążona obowiązkami, zestresowana i nieefektywna, co finalnie prawdopodobnie odbije się na jej dobrostanie – zdrowiu psychicznym, fizycznym, relacjach z rodziną i znajomymi. Dodajmy wartości – ile zarabia taki prezes na godzinę? Załóżmy, że dużo. Jeśli prezes odśnieża, prezes wybiera farbę, robi kawę, to ta praca wykonywana przez niego kosztuje tyle, ile za ten czas pobiera wynagrodzenia prezes. Finalnie – delegujesz, to rozwijasz firmę i pracujesz na jej dobro. Nie delegujesz to kosztujesz – katastrofa. A więc uporządkuj sprawy i zajmij się tylko tymi kluczowymi!
Jak delegować czynności? Po pierwsze – możliwie natychmiast i często, właściwie cały czas. Zarządzający powinni być “leniwi”, czyli cały czas szukać w organizacji osób, które są w stanie wykonać daną czynność możliwie dobrze i adekwatnie do kompetencji. Po drugie – według kompetencji, czyli należy mieć zidentyfikowane dostępne osoby w firmie (przegląd wojsk) i ich kompetencje. Rolę pomocniczą strukturyzującą kwestie delegowania są przecież regulaminy organizacyjne – one powinny ukazywać obszary kompetencji w firmie poszczególnych komórek i jednostek organizacyjnych. Nieuzasadnione przydzielanie zadań według innych kryteriów jest dla firmy także kosztem alternatywnym. Po trzecie – komunikatywnie – osoba, której powierza się zadanie powinna znać treść zadania, jej cel, termin wykonania i inne warunki brzegowe, jeżeli istnieją. Wkraczając na teren komunikacji, upewnij się, że osoba, której powierzasz zadanie zrozumiała je – niech powtórzy własnymi słowami, o co się ją prosi. Po czwarte – miej zawsze pod ręką listę zadań, które zostały delegowane, komu i jaki był termin wykonania.
I na koniec dla tych, którzy nie zatrudniają pracowników – sprawy można delegować na zewnątrz, czyli outsourcować. Różnica polega jedynie na tym, że zasobów kompetencji szukasz wówczas nie we własnej firmie, ale na rynku – firmy księgowej, firmy, która zaprojektuje wizytówki, firmy odśnieżającej, malującej, firmy prawniczej, itd. A jeżeli zastanawiało cię kiedyś, co się składa na funkcję menedżerską organizowania, to właśnie między innymi delegowanie zadań. Po delegowaniu zadań czeka cię wykonanie innej funkcji menedżerskiej – nadzorowanie.